
某市公共资源交易中心光盘自动化归档系统
借助美赛思光盘自动化系统,实现招投标中心电子档案的自动化制作、备份与归档
项目背景
某市公共资源交易中心,有多个创建于不同时期的办公区,每个区都使用不同的监控系统,产生大量的电子招投标文件、交易记录等电子档案,都是每个区单独管理。每个办公区都有不同的归档方式。
随着业务量的增加,中心今年又新增了一个办公区,新建了几十间开评标室。中心要使用一套统一的平台系统,管理所有的办公区资源,同时本着利旧的原则,有些可以继续使用的设备,还需要利用起来。
在项目数据备份方面,原来各个办公区自行备份,有的刻录成光盘,有的保存在硬盘中,不统一且存在数据安全隐患。需要使用更安全的方式对所有办公区的项目档案进行统一集中备份。并确保档案数据长期保存的完整性、安全性和可追溯性。
面临的挑战
老旧监控各异且混乱
每个办公区使用不同的监控系统,保存格式标准也各异,档案数据各办公区单独保存管理,不统一。
档案数据分散管理不便
各办公区各自进行项目档案备份,数据分散不便于管理,且存在数据安全隐患。
归档流程长且效率低
每个办公区都要专人负责数据备份,传统人工操作方式效率低下,耗时较长且有错、漏等操作风险。
档案查询检索困难
档案数量庞大,人工管理难以实现快速检索和精准定位,且存在数据丢失、泄露风险。
解决方案
为解决这些问题,经多方调研、论证、考察、分析,决定部署安防监控管理平台 + 本地云存储 + 光盘自动化系统。
使用安防监控管理统一平台,对所有摄像头、存储等资源设备进行集中管理。原有的摄像头作为辅助监控,新安装的摄像头作为主监控;原有的存储系统作为临时数据存储空间,新部署的本地云存储系统作为档案数据长期保存的空间。

使用光盘自动化归档备份系统,把招投标项目音视频与电子档案刻录到档案光盘,长期存储在离线光盘柜中。同时自动备份到另一办公区机房中的本地云存储系统,实现异地异质容灾备份。
视频项目自动备份系统
- •该系统是本方案的核心组成部分,前端连接业务系统、监控平台,后端连接刻录设备、光盘存储管理系统、本地云存储系统。所有的数据调度都是由这个系统完成。
- •业务系统定时推送项目信息到光盘制作系统,根据项目信息连接监控平台抓取项目视频。
- •按一盘一项的方式刻录光盘,完成后打印项目信息到盘面、生成光盘唯一条码,在光盘中分配仓位。
- •数据刻录到光盘的同时,备份一份到本地云存储系统中,完成后对比校验数据,保证数据的一致性。

实施效果
统一备份
自动化系统,工作步骤和操作时间减少了80%以上
数据安全
备份盘与数据源自动检验,确保档案数据一致性
检索便捷
档案检索时间缩短90%,提高工作效率
现在集中在一块儿备份,1个职员每天只用半个小时就能完成,效率比以前提升80%以上。而且不耗费太大精力,只用扫码枪扫一下光盘码,放到光盘柜的指定位置就行了。"
关于自动化系统的可靠性、备份数据的完整性,我们采用人工把控两头的方式:起始端人工核对提交项目列表,最末端归档光盘时人工扫码后与起始端列表一一对应。中间的过程环节:像抓数据、刻光盘、打条码、备份云存储、数据校验等,程序在晚上自动执行,不用人参与。美赛思这个视频备份系统把中间的所有环节都打通了,做到了全链路可控。"
档案光盘入柜了,只是完成了归档一个环节,要查阅起来便捷才行。这套智能光盘柜系统支持模糊查询、多字段查询,可快速定位到要找的光盘。我们通过专人管理,统一借还登记,保证让每一张档案光盘可控可追溯。"
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